Cómo calcular el retorno de la IA

01Por qué no te creen

Casi todas las propuestas de IA que hemos visto llegar a un comité fallan en lo mismo. Hablan de productividad.

"Vamos a ser un 30% más productivos" no le dice nada a quien firma el presupuesto, porque no sabe qué va a cambiar el lunes: qué tarea, de quién, cuánto tarda hoy, cuánto va a tardar después y qué va a pasar con el tiempo que sobre. Y si tú tampoco lo sabes, se nota.

Los tres errores que más se repiten:

1. No hay línea base. Nadie midió cuánto tarda hoy la tarea, así que cualquier mejora es una opinión.
2. Horas ahorradas contadas como dinero. Si un vendedor ahorra cinco horas a la semana y nadie decide qué hace con ellas, la empresa no ahorró nada. Pagó lo mismo.
3. La licencia como único costo. Veinte dólares al mes por persona suena a nada. Lo que cuesta es que alguien configure la herramienta, entrene al equipo, revise lo que sale y la mantenga viva cuando el modelo cambie, que cambia cada pocos meses.

02Los cuatro cajones del retorno

Todo retorno de un proyecto de IA cae en uno de cuatro cajones. Si no cabe en ninguno, no es retorno. Es una sensación.

Un consejo que sale de verlo repetirse: elige uno o dos cajones por proyecto. Una propuesta que promete en los cuatro a la vez parece una lista de deseos, y el comité la trata como tal.

03Los costos que se olvidan

Del otro lado de la fórmula va todo lo que cuesta el proyecto, y aquí es donde la mayoría se queda corta. Esta es la lista completa.

La revisión humana es el costo que más se omite y el que más nos importa. Es una decisión de diseño: lo que sale de un modelo lo revisa una persona antes de llegar al cliente, y esos minutos van en la cuenta. Cuando los sumas, la propuesta pierde brillo y gana credibilidad. Sale ganando.

04Las fórmulas

Cuatro. No hacen falta más.

05Un piloto de 30 días

Antes del piloto, tu proyección es una suposición. Así la conviertes en un dato.

06Ejemplo con números

Las cifras son de ejemplo, en pesos, para que veas el método. No son de un cliente.

Una distribuidora con cuatro vendedores. Cada uno arma unas 30 cotizaciones a la semana y tarda 50 minutos en cada una, entre buscar precios, redactar y dar formato. Con un asistente configurado con su catálogo y sus reglas, y con el vendedor revisando antes de enviar, la cotización baja a 20 minutos. El tiempo de revisión ya va dentro de esos 20.

Fíjate en lo que no entra en la tabla. Si cotizar en 20 minutos sube la tasa de cierre porque el cliente recibe la propuesta el mismo día, eso es cajón D. Se mide en el piloto y, si se confirma, entra en la proyección del segundo semestre. Antes, no. Y aun con el escenario prudente, el proyecto se paga en cinco meses. Esa es la frase que quieres decir en la sala.

07Las métricas para el comité

Ocho. Las primeras cuatro las necesitas en cualquier proyecto; las otras dependen del cajón que elegiste.

08Lo que no debes prometer

• Recortes de personal. Ya lo dijimos arriba, y lo repetimos porque es la promesa que más proyectos mata antes de empezar.
• "10x" o "el doble de productividad". Si no sale de una medición tuya, el comité lo toma como lo que es: un titular.
• Ahorros desde el primer mes. Los primeros dos meses la gente va más lenta, no más rápida. Ponlo en la proyección y nadie se sorprende.
• Retorno de una herramienta que nadie usa. Si la adopción se queda en dos personas, no hay nada que contar. Por eso la medimos desde la primera semana.
• Resultados sin revisión humana. Prometer que el sistema "ya no necesita que nadie lo revise" es la forma más rápida de perder la confianza del comité el día que se equivoque. Y se va a equivocar.

09Calculadora

Mete tus números y te da el valor mensual, el retorno del año 1, el ROI y los meses de recuperación, con el escenario prudente al lado. Funciona en tu moneda, la que sea. No guarda nada ni manda nada.

10Plantilla de una página

Lo que llevas al comité cabe en una hoja. Si necesita más, falta una medición. Copia, llena los corchetes y quita lo que no aplique.

Proyecto: [nombre, en seis palabras]
Tarea: [qué tarea, de quién, cuántas veces a la semana]

Línea base (medida del [fecha] al [fecha]):
[minutos por tarea] · [tareas por semana] · [errores por cada 100]

Piloto ([fechas], [n] personas):
[minutos por tarea] · [% de salidas aprobadas sin cambios] · [adopción: n de n personas]

Retorno del año 1: [beneficio] − [costo] = [neto]. ROI [x%]. Se recupera en [n] meses.
Escenario prudente (65%): ROI [x%]. Se recupera en [n] meses.

Costos: implementación [monto] · formación [monto] · licencias [monto] al mes · mantenimiento [monto] al año · revisión humana [n] minutos por tarea.

Riesgos y cómo los cubrimos: [qué datos no entran a la herramienta] · [quién revisa cada salida] · [qué hacemos si cambia el modelo].

Lo que pido: [monto] y [n] semanas para [qué].
Si se aprueba: arrancamos el [fecha] y revisamos resultados el [fecha].